Hur man elektroniskt signerar PDF-dokument utan att skriva ut dem och skanna dem

Du har fått ett dokument via e-post och måste underteckna det och skicka tillbaka det. Du kan skriva ut dokumentet, underteckna det och sedan skanna in det igen och skicka det via e-post. Men det finns ett bättre, snabbare sätt.

Vi visar hur du snabbt lägger till din signatur i alla PDF-dokument och sparar den som en vanlig PDF-fil som kan läsas var som helst. Du kan göra detta på Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - vilken plattform du föredrar.

Elektroniska signaturer, inte digitala signaturer

  1. Windows : Öppna PDF-filen i Adobe Reader och klicka på knappen "Fyll & underteckna" i den högra rutan.
  2. Mac : Öppna PDF-filen i förhandsgranskning, klicka på knappen Verktygslåda och klicka sedan på Signera
  3. iPhone och iPad : Öppna PDF-bilagan i Mail och klicka sedan på "Markera och svara" för att signera.
  4. iPhone och Android : Ladda ner Adobe Fill & Sign, öppna PDF och tryck på Signatur-knappen.
  5. Chrome : Installera HelloSign-tillägget, ladda upp din PDF och klicka på Signatur-knappen.

Låt oss först räta ut lite terminologi. Denna artikel handlar om elektroniska signaturer, inte digitala signaturer, som är något helt annat. En digital signatur är kryptografiskt säker och verifierar att någon med din privata signeringsnyckel (med andra ord du) har sett dokumentet och godkänt det. Det är väldigt säkert, men också komplicerat.

En elektronisk signatur, å andra sidan, är bara en bild av din signatur som läggs ovanpå ett PDF-dokument. Du kan göra det med alla typer av appar, och det är vad de flesta behöver när de skickar ett dokument för att signera. Skicka dem en PDF-fil med en digital signatur så vet de inte vad de ska göra med den. För många företag är det bara ett stort tekniskt steg att acceptera signerade dokument via e-post snarare än att tvinga dig att faxa dem.

Så säker, nedanstående metoder är inte helt säkra - men det är inte heller att skriva ut något, att klottra över det med en penna och sedan skanna igen. Detta är åtminstone snabbare!

Windows: Använd Adobe Reader

RELATERADE: De bästa PDF-läsarna för Windows

Medan Adobe Reader inte är den lättaste PDF-visaren, är den en av de mest funktionella och har faktiskt utmärkt stöd för att signera PDF-dokument. Andra PDF-läsare från tredje part kan erbjuda den här funktionen, men de kräver vanligtvis att du köper en betald version innan du använder deras signaturfunktioner.

För att signera ett dokument med Adobe Reader, öppna först PDF-dokumentet i Adobe Acrobat Reader DC-applikationen. Klicka på knappen "Fyll & underteckna" i den högra rutan.

Klicka på “Sign” -knappen i verktygsfältet och välj “Lägg till signatur” för att lägga till din signatur till Adobe Acrobat Reader DC.

Om du behöver lägga till annan information i dokumentet kan du använda de andra knapparna i verktygsfältet för att göra det. Du kan till exempel skriva text eller lägga till bockar för att fylla i formulär med hjälp av knapparna i verktygsfältet Fyll & underteckna.

Du kan skapa en signatur på ett av tre sätt. Som standard väljer Adobe Reader "Typ" så att du kan skriva ditt namn och få det konverterat till en signatur. Det här kommer inte att se ut som din riktiga signatur, så det är nog inte perfekt.

Istället vill du antagligen välja "Rita" och sedan rita din signatur med musen eller en pekskärm. Du kan också välja "Bild" om du vill signera ett papper, skanna det med en skanner och sedan lägga till din skriftliga signatur i Adobe Reader. (Ja, detta kräver skanning, men du behöver bara göra det en gång, varefter du kan använda signaturen på alla dokument som du elektroniskt signerar i framtiden.)

När du har skapat en signatur klickar du på "Apply" för att tillämpa den på dokumentet. Lämna "Spara signatur" kryssad och du kan snabbt lägga till denna signatur i framtiden.

Placera din signatur där du vill ha den med musen och klicka för att applicera den. Om du väljer att spara din signatur hittar du den lätt tillgänglig i menyn "Sign" i framtiden.

För att spara ditt signerade PDF-dokument, klicka på Arkiv> Spara och välj en plats för filen.

Mac: Använd förhandsgranskning

RELATERAD: Använd din Macs förhandsgranskningsapp för att slå samman, dela, markera och signera PDF-filer

Mac-användare är lyckligare än Windows-användare. Preview-programmet som ingår i macOS har integrerade dokumentsigneringsfunktioner. Tack vare de utmärkta styrplattorna inbyggda i MacBooks kan du faktiskt rita din signatur på styrplattan med en av fingrarna för att skriva in den i förhandsvisning. På en ny MacBook med en "Force Touch" styrplatta är den till och med tryckkänslig, vilket möjliggör ännu mer exakta signaturer.

Du kan också bara signera ett papper och "skanna" det med din webbkamera, om du föredrar att skapa din signatur på det gammaldags sättet (eller om du har en iMac utan styrplatta).

För att signera ett dokument, öppna ett PDF-dokument i förhandsgranskning (det här bör vara standardappen som öppnas när du dubbelklickar på en PDF-fil, såvida du inte har ändrat den). Klicka på den verktygslådformade "Visa markeringsverktygsfältet" -knappen och klicka sedan på knappen "Signera" i verktygsfältet som visas.

Du uppmanas att antingen skapa en signatur genom att dra fingret över styrplattan eller genom att signera ett papper och skanna det med din webbkamera. Fånga din signatur en gång och Preview kommer att komma ihåg den för framtiden.

När du har tagit en signatur kan du välja den i menyn som visas när du klickar på knappen "Sign". Din signatur används som en bild som kan dras runt och ändras för att passa dokumentet.

Med de andra alternativen i verktygsfältet kan du skriva text och rita former på dokumentet, så att du kan fylla i formulär om det behövs.

När du är klar klickar du på Arkiv> Spara för att spara PDF-filen och applicerar din signatur på filen. Du kan också klicka på Arkiv> Duplicera istället för att skapa en kopia av PDF-filen och spara dina ändringar i en ny kopia av filen utan att ändra originalet.

Om du inte gillar Preview av någon anledning kan du också använda Adobe Reader DC på en Mac. Det fungerar precis som att underteckna ett dokument på Windows, så se instruktionerna i Windows-sektionen för information om det.

iPhone och iPad: Använd Mail eller Adobe Fill & Sign

RELATERAD: Så här signerar du dokument och markerar bilagor i iOS Mail

På en iPhone eller iPad kan du signera dokument med hjälp av markeringsfunktionen i iOS Mail-appen. Om du har en Mac och använder Preview för att signera dokument synkroniseras din signatur faktiskt från din Mac till din iPhone eller iPad så att du inte behöver skapa den en andra gång.

Den här funktionen är bekväm, men den fungerar bara om du vill signera dokument i Mail-appen. Du kan till exempel skicka ett PDF-dokument via e-post och du kan behöva underteckna det och skicka det direkt.

För att göra detta måste du få ett e-postmeddelande med en PDF-fil bifogad, knacka på PDF-bilagan och klicka på den verktygslådformade "Markera och svara" -ikonen längst ned till höger på skärmen medan du tittar på PDF-filen.

Du kan sedan lägga till en signatur genom att trycka på signaturknappen längst ned till höger på skärmen. Du kan också skriva text och rita på dokumentet, om du vill.

När du trycker på “Klar” skapar Mail-appen automatiskt ett svar på e-postmeddelandet med ditt undertecknade dokument bifogat. Du kan skriva ett e-postmeddelande och sedan skicka det signerade dokumentet.

 

Även om detta är bekvämt fungerar det bara i Mail-appen, så det är mycket begränsat. Om du vill göra detta från någon annan app behöver du en tredjepartsapp för signering.

Det finns en hel del alternativ här, men vi gillar Adobes Adobe Fill & Sign-app, som låter dig skriva under ett obegränsat antal dokument gratis. Det kan till och med ta bilder av pappersdokument med din kamera så att du kan skapa digitala kopior av pappersformulär. Du kan underteckna ett dokument genom att skriva på din pekskärm med ett finger eller en penna, och de låter dig också skriva in text i PDF-dokument för att fylla i dem.

För att få ett PDF-dokument från en annan app till Adobe Fill & Sign, hitta PDF-filen i en annan app, tryck på "Dela" -knappen och välj Adobe Fill & Sign-appen. Du kan sedan trycka på signaturknappen för att enkelt signera dokumentet. När du är klar trycker du på knappen "Dela" i Adobe Fill & Sign för att skicka det signerade dokumentet till en annan app.

 

Om du är ett företag som letar efter ett mer komplett verktyg eller om du bara inte gillar Adobe Sign & Fill, gillar vi också SignNow. Det fungerar mycket bra och låter dig signera dokument med fingret. Du kan registrera dig upp till fem dokument per månad gratis, men efter det kräver det en månatlig prenumerationsavgift. Det är dock ett bra alternativ.

Android: Använd Adobe Fill & Sign

Android har inte en inbyggd app som kan göra detta. Istället måste du använda en tredjepartsapp. Precis som på iPhone och iPad gillar vi Adobe Fill & Sign, vilket gör att du kan skriva ett obegränsat antal dokument per månad gratis. Det kan också ta bilder av pappersdokument med din kamera så att du kan signera dem elektroniskt.

Efter installationen av appen kan du öppna PDF-dokument i appen och trycka på signaturknappen för att signera dem. Du kan sedan dela det signerade dokumentet med en annan app genom att trycka på knappen "Dela".

 

Precis som på iOS rekommenderar vi också SignNow om du vill ha något lite mer funktionsfylld och är villig att betala (eftersom det bara erbjuder upp till fem signaturer per månad gratis).

Chromebook: Använd HelloSign

På en Chromebook hittar du en mängd olika webbsigneringstjänster som fungerar för dig. Vi gillar HelloSign, som erbjuder ett bra webbgränssnitt samt en Chrome-app som integreras med Google Drive. Det låter dig registrera dig upp till tre dokument per månad gratis.

HelloSigns grundläggande webbgränssnitt gör att du enkelt kan ladda upp PDF-dokument och underteckna dem genom att rita din signatur eller ladda upp en bild. Du kan sedan skicka det signerade dokumentet direkt till någon eller ladda ner dokumentet och göra vad du vill med det.

Om du inte gillar HelloSign fungerar DocuSign också bra på en Chromebook och erbjuder en app som integreras med Google Drive för signering och ett webbläsartillägg som låter dig signera dokument från Gmail. Men DocuSign erbjuder inga gratis signaturer. SignNow erbjuder också en Chrome-app för Google Drive och tillägg för Gmail, men appen och tillägget granskas inte lika bra.

Linux: Det är komplicerat

Detta är lite hårdare på Linux, eftersom den officiella versionen av Adobe Reader för Linux avbröts. Till och med de gamla, föråldrade versionerna som finns tillgängliga för Linux har inte denna funktion, inte heller har populära integrerade PDF-tittare som Evince och Okular.

Du kanske vill prova ett webbaserat verktyg som HelloSign, som diskuteras i avsnittet Chromebook ovan, för den enklaste upplevelsen.

Om du vill använda en stationär app är Xournal förmodligen det mest praktiska verktyget för att signera PDF-filer på Linux. Det kan kommentera PDF-filer och lägga till bilder i dem. Först måste du skapa en bild av din signatur - signera ett papper, skanna in det i ditt Linux-system och städa upp det. Du kan eventuellt bara ta ett foto av det med din webbkamera eller smarttelefons kamera också. Du kanske vill justera den i GIMP så att den har en transparent bakgrund eller bara se till att du signerar ett vitt papper och att bakgrunden är helt vit.

Installera Xournal från din Linux-distributions programvaruinstallationsverktyg, öppna PDF-filen och klicka på menyalternativet Verktyg> Bild. Detta låter dig infoga bilden av din signatur och du kan flytta om och ändra storlek på den efter behov så att den passar i signaturfältet.

Att behöva skanna och skapa en bildfil är lite irriterande, men du kan använda den här metoden för att snabbt signera dokument i framtiden efter att du har fått en bra bild av din signatur.

Bildkredit: Tim Pierce på Flickr